Hoe gebruik ik DoToo voor mijn sporttrainingen?

Intro

Dit artikel geeft je als sporttrainer een vliegende start met DoToo. We werken met een fictieve bootcampschool: Bootcamp Soldiers (BS). Vul je eigen namen en prijzen in.

Nog niet gelezen of DoToo past? Begin met Is DoToo geschikt voor mijn sporttrainingen?.

Bedrijfsprofiel

Richt je bedrijf in op play.dotoo.app: omslag, naam, Over-tekst en factuurgegevens onder Instellingen → Algemeen. Deelnemers landen op play.dotoo.app/bedrijven/jouw-slug.

Instellingen en betalingen

Zet onder Instellingen → Betalingen Stripe aan (plus lidmaatschaps-, strippenkaart- en productbetalingen waar nodig). Zonder Stripe kun je online geen lidmaatschappen, strippenkaarten of betaalde tickets verkopen; op locatie en gratis blijven wel mogelijk.

Zet de modules aan die je nodig hebt (via DoToo-beheerder): Lidmaatschappen, Strippenkaarten, Producten, Groepen, Nieuwsbrieven, enzovoort. Schakel bij groepen ook Groepplanning in onder Instellingen → Dotoos & agenda.

Klantbetalingen voorbereiden

Maak eerst je lidmaatschappen, strippenkaarten en eventueel producten aan, vóór je het rooster vult. BS verkoopt lidmaatschappen, tokens én losse tickets, plus twee producten in de catalogus.

Lidmaatschappen

Maak een lidmaatschap met varianten (bijvoorbeeld maandelijks en jaarlijks). Leden kopen via Lidmaatschappen in het menu of via de deellink …/lidmaatschappen. Periodieke incasso loopt via Stripe.

Strippenkaarten

Maak strippenkaarten (tokenpakketten) en tokencategorieën. Op het ticket van een les zet je later hoeveel tokens deelname kost.

Losse tickets

Elke deelnemer krijgt een ticket. Voor incidentele deelnemers en introducés zet je een geprijsd ticket (bijvoorbeeld €12,50) naast lidmaatschap en tokens.

Producten

Met Producten verkoop je spullen of digitale downloads naast je lessen. Voeg varianten toe (prijs, fysiek of digitaal). De catalogus deel je via …/producten.

Lesrooster maken

Elke les is een dotoo. Voor een vast weekrooster gebruik je bij voorkeur templates plus groepen met auto-scheduling, in plaats van handmatig honderden herhalingen.

BS heeft doordeweeks vijf tijdsloten en in het weekend drie. Voorbeeld: maandag t/m vrijdag 08:00–09:00, 18:00–19:00, enzovoort.

Templates

Maak onder Templates één sjabloon per soort les (titel, locatie, tickets, begeleiders, weergave type). Een template heeft minstens één ticket nodig.

Vanuit een template maak je sneller losse dotoos, of je koppelt het template aan een groep zodat DoToo de sessies automatisch vooruit plant (maximaal tien aankomende dotoos per groep).

Handmatig één dotoo

Ga naar Dotoos → Aanmaken. Kies eventueel een template. Vul start/eind, aanmeldvenster, locatie of online link, type tickets en weergave type in. Sla op.

Weergave type: Openbaar, Alleen voor leden of Verborgen. Verborgen is handig voor besloten lessen die je alleen per link deelt.

Datum, locatie en beschrijving

Zet begintijd en eindtijd. Staat “meerdere datums” aan in je instellingen, dan kun je één dotoo met meerdere sessies maken waarvoor deelnemers in één keer aanmelden.

Kies een fysieke locatie of een online link. De beschrijving zie je op de dotoo-pagina.

Tickets en capaciteit

Bij Type tickets stel je bijvoorbeeld in: €12,50 inclusief btw, capaciteit 20, én tokens/lidmaatschap als alternatief.

Is de dotoo vol, dan kunnen mensen op de wachtlijst. Komt er plek vrij, dan krijgt iedereen op de lijst een e-mail; wie het eerst reageert, krijgt de plek (geen automatische plaatsing).

Lidmaatschappen op het ticket

Koppel de lidmaatschappen die mogen meedoen aan het ticket. Voor een special waar iedereen moet betalen, laat je lidmaatschap weg of gebruik je alleen een geprijsd ticket.

Voor “alleen onbeperkt lidmaatschap, niet de 2× per week-variant” koppel je alleen die variant/dat lidmaatschap.

Tokens

Zet op het ticket bijvoorbeeld 1 token en de juiste categorie. De transactiedeadline (uren voor start) bepaalt tot wanneer afmelden tokens of lidmaatschapstoegang nog “vrij” terugdraait volgens jouw regels.

Herinneringen en overig

Stel een herinnering in uren voor aanvang in. Deelnemers krijgen die per e-mail / in-app melding, niet als push op het vergrendelscherm.

Optioneel: bericht en voorwaarden tijdens aanmelden. Begeleiders koppel je op de dotoo, het template of de groep.

Afronden

Kies Aanmaken. Voor het weekrooster van BS: maak per tijdslot een groep met auto-scheduling op het juiste template, of plan handmatig vooruit vanuit templates. Zo blijf je onderhouden zonder 365 losse herhalingen in één keer.

Groepen

Voor BS bijvoorbeeld: een maandagochtend-groep per tijdslot, plus een trainersgroep voor overleg.

Maak de groep aan (weekdag, tijd, template, auto-scheduling). Voeg leden toe via Acties → Leden toevoegen. DoToo meldt hen aan voor aankomende sessies.

Gebruik Nieuwsbrieven om alle leden te bereiken; dat vervangt de oude “nieuwsbriefgroep”.

Laat auto-aanmelden aan staan voor vaste trainingsgroepen. Pauzeren van het schema kan tijdelijk als er een vakantieweek is; geplande dotoos blijven staan.

Tip: bekijk Acties → Log om te zien wat de automatische planning heeft gedaan.

Trainersgroep

Zet trainers in een groep met een vast overlegmoment (template + rooster), of plan losse dotoos voor teamuitjes en voeg die toe aan de groepschat-context via de groep.

Leden werven

Deel de registratielink play.dotoo.app/bedrijven/jouw-slug/registreer. Leden vinden daarna agenda, lidmaatschappen en strippenkaarten in hun menu.

Delen

Deelnemers zoeken je niet binnen DoToo op. Deel links naar je profiel, agenda of één dotoo (Acties → Kopieer link). Plak die op je website, in socials of WhatsApp.

Voorbeeld: “Nog plek vanavond:” plus de dotoo-link. Werkt in elke browser; niemand hoeft iets uit de App Store te installeren. Desgewenst zetten ze play.dotoo.app op hun beginscherm.

Chat

Gebruik dotoo-chat voor foto’s en vragen over één les, en groepschat voor een vaste groep. Zo blijft communicatie terugvindbaar per activiteit, in plaats van zoekgeraakt in WhatsApp.

Vragen aan DoToo zelf: via Support in de app.

Conclusie

Je hebt een actueel beeld van hoe je als sporttrainer DoToo inricht: Stripe, tickets, templates, groepen en deellinks.

DoToo blijft doorontwikkelen. Volg updates via de site en het blog. Vragen? Support in de app of dotoo.app.