Terugkerende lessen zonder wekelijks handwerk
Stel je groep één keer in. DoToo houdt je rooster gevuld met de volgende sessies, zodat jij niet elke week opnieuw hoeft te typen.
Vaste lessen handmatig blijven aanmaken is duur en foutgevoelig:
Eén groep. Een vast ritme.
Maak een groep voor je terugkerende les of cursusblok: koppel een sjabloon, kies dag en tijd, en bepaal wie meedoet. DoToo maakt daaruit concrete activiteiten in je kalender.
Je hoeft niet de hele planning maanden vooruit vast te leggen. Stel bijvoorbeeld in: altijd 4 weken vooruit. Dan staan er steeds sessies klaar voor de komende weken, en vult DoToo automatisch bij zodra de huidige week voorbij is.
Wat je één keer instelt
Sjabloon + schema. Bijvoorbeeld elke maandag 10:00 vanuit je les-sjabloon.
Altijd 4 weken vooruit. Jij kiest hoe ver. DoToo houdt dat venster gevuld.
Minder handwerk. Geen wekelijkse copy-paste meer in spreadsheets.
Leden, wachtlijst en groepspagina
Voeg vaste deelnemers toe aan de groep, bijvoorbeeld bij een groepsles elke maandagavond van 19:00 tot 20:00. Nieuwe sessies nemen die leden mee. Is de reeks vol? Nieuwe geïnteresseerden kunnen op de wachtlijst, tot er ruimte is (bijvoorbeeld als iemand opzegt). Zo hoef je geen los Excel-bestand bij te houden. Meer over hoe die notificatie werkt op Wachtlijsten.
Leden zien een groepspagina met schema, medegroepsleden en aankomende activiteiten. Zo is duidelijk waar ze bij horen, zonder dat jij elke week hetzelfde hoeft uit te leggen.
Overzicht voor team en leden
Groepsleden. Wie meedoet, staat bij de groep.
Wachtlijst. Reeks vol? Nieuwe geïnteresseerden wachten op een plekje.
Pagina voor leden. Schema en aankomende sessies op één plek.
Begeleiders, pauzeren en archiveren
Koppel trainers, docenten of begeleiders aan de groep. Die info volgt mee naar de gegenereerde sessies, zodat je team weet wie de les leidt. Achteraf zie je per begeleider welke sessies hij of zij heeft gedaan, en hoeveel, binnen een gekozen periode.
Moet de reeks even stoppen? Pauzeer de groep: het schema blijft staan, er komen geen nieuwe sessies bij. Klaar om verder te gaan? Zet hem weer actief. Archiveren haalt de groep uit je actieve overzicht wanneer je klaar bent.
Flexibel zonder rommel
Statistieken per begeleider. Welke sessies, hoeveel, binnen een gekozen periode.
Actief, gepauzeerd of gearchiveerd. Vakantie zonder opnieuw opbouwen.
Berichten naar de groep. Snel overleg met groepsleden via Communicatie.
Elke sessie deelbaar. Altijd actueel.
De groep zelf is geen publieke marketing-URL. Wel verschijnt elke gepubliceerde sessie op je rooster, met een eigen deelbare link. Plak die in een bericht, op je site of stuur hem door: leden zien datum, tijd en of er nog plek is.
Wijzig je iets in DoToo, dan is diezelfde link meteen bij. Geen screenshots die de volgende week al fout zijn.
Wat leden en geïnteresseerden zien
Sessies op het rooster. Gepubliceerde activiteiten uit de groep zijn vindbaar.
Link per les. Deel precies de sessie die relevant is.
Altijd actueel. Eén bron, geen verouderde PDF’s.
Voorheen typte ik elke 12 weken het rooster opnieuw in voor de komende 12 weken. Nu staat de reeks één keer goed, en DoToo vult de volgende sessies. Dat hoef ik nooit meer te doen.
Rogier Platvoet
Active Club Den Haag, Gyms & studios
Veelgestelde vragen
- Wat is het verschil met gewone activiteiten?
Op Activiteiten plan je losse of meerdaagse sessies. Terugkerende reeksen zijn voor een vast ritme: je definieert een groep (dag, tijd, sjabloon) en DoToo houdt een rollend vooruitzicht van sessies bij. Minder wekelijks opnieuw aanmaken, minder risico dat je een week vergeet.
- Worden alle toekomstige lessen in één keer aangemaakt?
Nee. DoToo werkt met een rollend venster: er blijven een ingesteld aantal komende sessies per groep klaarstaan. Zo blijft je kalender overzichtelijk, zonder dat je jaren vooruit vastzit aan sessies die je later weer moet opruimen.
- Kan ik een reeks pauzeren in de vakantie?
Ja. Pauzeer de groep: het schema blijft bewaard, er komen geen nieuwe activiteiten bij. Zet de groep daarna weer actief. Archiveren is voor reeksen die je niet meer gebruikt in je actieve overzicht.
- Hoe werkt de wachtlijst bij groepen?
Is de groep vol, bijvoorbeeld een vaste groepsles elke maandagavond, dan kunnen nieuwe geïnteresseerden op de groepswachtlijst tot er ruimte is. Iedereen krijgt tegelijk bericht als er plek vrijkomt; wie het eerst boekt, neemt die plek. Meer daarover op Wachtlijsten.
- Kunnen we de groep berichten sturen?
Ja. Je opent of start een groepsgesprek vanuit de groep, zodat je alle actieve groepsleden bereikt zonder aparte berichtendiensten. Dat valt onder berichten in DoToo. Lees meer op Communicatie.