Interne workshops en teamactiviteiten op één plek
Plan, nodig uit en houd aanwezigheid bij. Geen openbare agenda nodig: je deelt gewoon een link. Voor interne sessies, klantevents en netwerkbijeenkomsten.
Zakelijke activiteiten organiseren wordt onnodig rommelig als uitnodigen en aanmelden verspreid staan:
Plan de sessie. Houd grip op wie meedoet.
Maak een activiteit met titel, datum, tijd en locatie. Dat kan een lunchworkshop, training of klantevent zijn. Werk eerst als concept en publiceer wanneer mensen mogen aanmelden.
Optioneel stel je een openings- en sluitingsmoment voor inschrijvingen in. Via kaartjes bepaal je capaciteit per type deelname. Zo zie je direct wie heeft toegezegd, zonder aparte Excel.
Wat je vooraf vastlegt
Datum en locatie. Fysiek of online.
Capaciteit. Bepaal hoeveel plekken er zijn.
Optionele inschrijfperiode. Open en sluit aanmelden wanneer jij wilt.
Nodig uit met een link. Houd interne sessies besloten.
Elke activiteit heeft een eigen link. Deel die in een uitnodiging, intranetbericht of mail. Genodigden zien de actuele details en kunnen zich aanmelden of op de wachtlijst zetten als het vol is.
Voor interne workshops zet je de activiteit op verborgen: niet zichtbaar in een openbare kalender, wel bereikbaar via de directe link. Zo nodig je gericht uit, zonder een publiek rooster. Dat hoort bij je bedrijfsprofiel.
Gericht uitnodigen
Link per activiteit. Deel precies de sessie die relevant is.
Verborgen activiteit. Niet in de openbare kalender, wel via de link.
Altijd actueel. Wijzigingen zijn meteen zichtbaar op dezelfde link.
Aanmelden, aanwezigheid en optioneel betalen
Deelnemers melden zich aan via de activiteit. Jij of je team houdt per boeking bij wie aanwezig of afwezig was. Handig na een training of netwerkbijeenkomst, zonder losse presentielijst.
Is betaling nodig, bijvoorbeeld bij een klantevent? Dan kunnen deelnemers online afrekenen. Voor interne sessies laat je betaling gewoon weg. Mensen zonder account kun je als gast toevoegen.
Van uitnodiging tot aanwezigheid
Aanmeldingen op één plek. Zie wie heeft toegezegd.
Aanwezigheid. Registreer per boeking aanwezig of afwezig.
Betalen is optioneel. Intern gratis, extern betaald waar nodig.
Begeleiders zichtbaar voor je team
Koppel begeleiders of facilitators aan activiteiten en sjablonen. Je team ziet wie de sessie leidt, zonder groepschat of losse Excel. Deelnemers die zijn ingelogd zien die info bij de activiteit.
Achteraf zie je per begeleider welke activiteiten hij of zij heeft gedaan, en hoeveel, binnen een gekozen periode. Zo hou je planning bij en regel je uren of afspraken zonder losse overzichten.
Duidelijk voor planning
Statistieken per begeleider. Welke sessies, hoeveel, binnen een gekozen periode.
Op activiteit en sjabloon. Eén keer koppelen, hergebruiken.
Zichtbaar voor je team. Wie leidt de sessie, zonder losse lijstjes.
Herhaal je format, niet de invoer
Geef je vaker een onboarding-sessie, lunch & learn of klantworkshop met dezelfde opzet? Maak een sjabloon met de vaste inhoud en instellingen. Vanuit dat sjabloon zet je sneller een nieuwe editie klaar.
Voor een vast weekritme, bijvoorbeeld wekelijkse teamtraining, gebruik je terugkerende reeksen. DoToo maakt dan elke week automatisch nieuwe sessies. Zo blijft de planning lopen zonder dat je elke keer opnieuw begint.
Voor terugkerende formats
Herbruikbaar sjabloon. Leg je vaste sessieopzet één keer vast.
Sneller publiceren. Maak een nieuwe editie vanuit dezelfde basis.
Vast weekritme. Elke week automatisch nieuwe sessies.
Berichten naar iedereen die meedoet
Stuur vanuit DoToo één bericht naar iedereen die meedoet aan een workshop of andere activiteit. Geen losse mailtjes of WhatsApp-berichten meer naar elke deelnemer apart. Zie Communicatie.
Voor een bredere update naar je organisatie bouw je een nieuwsbrief met blokken: koppen, foto's en knoppen. Verstuur per e-mail en in DoToo. Zo zitten planning, berichten en updates dichter bij elkaar.
Twee kanalen, één platform
Berichten. Iedereen bij een activiteit in één keer bereiken.
Herinneringen. Optioneel notificatie of e-mail vóór de sessie.
Nieuwsbrieven. Updates met blokken wanneer je een bredere aankondiging wilt.
We organize a dozen activities a year for about 100 members. With DoToo people book themselves and we instantly see who's coming, without Excel lists.
Cora van Andel
Personeelsvereniging SamSam, Businesses & clubs
Veelgestelde vragen
- Voor welke organisaties is deze pagina bedoeld?
Voor bedrijven die interne workshops, teamactiviteiten of klantevenementen organiseren. Ook netwerkclubs, horeca met activiteiten en goede doelen die boekbare sessies aanbieden, kunnen hier terecht. Het gaat om plannen, uitnodigen en aanwezigheid bijhouden. Een openbare agenda of publiek aanbod is niet nodig.
- Kan ik een interne sessie privé houden?
Ja. Zet de activiteit op verborgen. Dan verschijnt die niet in een openbare kalender, maar blijft bereikbaar via de directe link die jij deelt met genodigden.
- Moeten deelnemers betalen?
Nee, dat is optioneel. Interne sessies kun je gratis houden. Is betaling nodig, bijvoorbeeld bij een klantevent? Dan kunnen deelnemers online afrekenen via de activiteit.
- Wat als iemand geen DoToo-account heeft?
Je team kan die persoon als gast toevoegen aan de activiteit. Zo klopt de deelnemerslijst ook zonder dat iedereen eerst een account aanmaakt.
- Hoe houd ik aanwezigheid bij?
Per boeking registreer je aanwezig of afwezig. Zo zie je na afloop wie er was, zonder een aparte presentielijst in Excel. Meer over inschrijvingen op Boekingen.
- Kan ik dezelfde workshop later opnieuw geven?
Ja. Leg de vaste opzet vast in een sjabloon en maak daaruit een nieuwe editie. Voor een vast weekritme gebruik je terugkerende reeksen, zodat er automatisch nieuwe sessies komen.
- Hoe bereik ik alle deelnemers van een sessie tegelijk?
Stuur vanuit Communicatie één bericht naar iedereen die meedoet aan die activiteit. Geen losse mailtjes of WhatsApp-berichten meer. Voor een bredere aankondiging gebruik je Nieuwsbrieven.
- Is dit hetzelfde als een eventplatform of gymsoftware?
Nee. DoToo is gemaakt voor boekbare activiteiten met regels: uitnodigen, capaciteit, aanwezigheid en optioneel betalen. Niet voor massa-events en niet als pure sportschoolsoftware. Interne en zakelijke sessies zijn hier het uitgangspunt.